Mitarbeiterbindung gezielt fördern mit Retention Management

Es ist keine Frage des Ob, sondern des Wie!

Gezielte Mitarbeiterbindung ist in Zeiten des Arbeitskräfte- und Fachkräftemangels ein wichtiger Bestandteil der Personal- und Unternehmensstrategie. Implementieren Sie ein Retention Management System, um die Bindung von Mitarbeitenden an Ihr Unternehmen zu stärken.

Denn lt. GALLUP Studie zum Engagement Index Deutschland 2021 ist es – für uns als CONSIGEN – erschreckend, wie gering die emotionale Bindung zum Unternehmen beziffert wird. Die Befragung von Arbeitnehmern in Deutschland, die zum Zeitpunkt der Befragung mindestens 18 Jahre alt waren, umfasste 1.500 Personen. Die Feldzeit der Studie lag zwischen dem 15. November und dem 21. Dezember 2021.

Emotionale Bindung? Fehlanzeige!

17 von 100 Personen haben eine hohe emotionale Bindung, 69 eine geringe und 14 keine emotionale Bindung. Wie sich dies als wirtschaftlicher Schaden auswirkt, wenn Mitarbeitende innerlich gekündigt haben, ihre Leistungsbereitschaft sinkt, sie häufiger krank sind, das zeigen die volkswirtschaftlichen Kosten für Unternehmen in Deutschland 2021, die mit 92,9 bis 115,1 Mrd. Euro angegeben werden. Spätestens dieses Argument sollte Personalverantwortliche aufhorchen lassen. Es ist Zeit zu handeln!

Retention Management – was ist das?

Mit Retention (übersetzt im Sinne von Beibehaltung, Bewahrung, Erhaltung) ist die langfristige, emotionale Bindung von Mitarbeitenden gemeint. Retention Management bezieht sich auf die Entwicklung und Umsetzung verschiedener Strategien, die darauf abzielen, Mitarbeitende über einen längeren Zeitraum produktiv und engagiert im Unternehmen zu halten.

Retention Rate

Ein wichtiger Indikator ist die Retention Rate. Sie gibt an, wie viele Mitarbeitende in einem bestimmten Zeitraum (im Unternehmen) gehalten werden. Verlassen z.B. 10% der Mitarbeiter Ihr Unternehmen innerhalb eines Jahres, beträgt die Retention Rate 90 %.

Was sich im ersten Moment gut anhört, bedeutet aber über einen Zeitraum von fünf Jahren, dass Sie 50% Ihrer Mitarbeitenden verlieren könnten.

Sind Ihre Mitarbeitenden auf dem Sprung?

Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus? Wie hoch liegt Ihre Retention Rate? Bei einer durchschnittlichen Besetzungszeit von 135 Tagen (bei Führungskräften und Spezialisten sind es 3-6 Monate), kann der Verlust von Mitarbeitern mit all ihrem Wissen und ihren Erfahrungen, ein Unternehmen nachhaltig schwächen.

Ist Quiet Quitting ein Thema bei Ihren Mitarbeitenden?

Quiet Quitting als ernsthaftes Anzeichen für Wechselbereitschaft, sollten Personalverantworliche im Blick haben. Denn lt. GALLUP Studie nimmt die kurzfristige Wechselbereitschaft (innerhalb eines Jahres) zu, deutlicher ist dieser Trend bei der mittelfristigen Wechselbereitschaft innerhalb von drei Jahren. Rund 14% (2020: 6%) sind aktiv auf der Suche nach einem neuen Arbeitsplatz und 26% (2020: 22%) schauen sich um, auch wenn sie noch nicht aktiv suchen.

Schauen wir uns umgekehrt doch einmal an, welche Vorteile eine stabile, emotionale Bindung an den Arbeitgeber für beide Seiten hat. Je höher die emotionale Bindung an den Arbeitgeber ist,

• desto niedriger die Wechselbereitschaft
• desto höher die Weiterempfehlung (an Freunde und Bekannte)
• desto eher wird ein Burn-Out verhindert

Ziele mit Retention Management

Eines der Hauptziele von Retention Management besteht darin, eine positive Arbeitskultur einzuführen und aufrechtzuerhalten. Dies bedeutet in erster Linie, dass alle in den Betrieb involvierten Personen – vom Vorstand bis zur Führungskraft – miteinander interagieren müssen. Eine solche Kultur trägt dazu bei, dass neue Mitarbeiter länger bleiben und ältere Mitarbeiter motiviert bleiben. Ein gutes Retention Management kann helfen, dem Unternehmen Stabilität und Kontinuität zu verleihen.

Einige der Vorteile, die mit dem Einsatz von Retention Management verbunden sind:

• mehr Produktivität
• bessere Zufriedenheit
• geringere Fluktuation
• erhöhte Motivation
• stärkere Bindung von Leistungsträgern
• verbesserte Arbeitsmoral
• reduzierte Kosten
• verbesserte Kundenzufriedenheit
• weniger Aufwand und Kosten für Recruiting und Einarbeitung
• attraktive Arbeitgebermarke

In 5 Phasen zur Retention Strategie

Phase 1: Analyse

Zu Beginn steht immer die Ist-Analyse, in der das Unternehmen (Situationsanalyse) sowie das Unternehmensumfeld (Kontextanalyse) detailliert betrachtet werden.

Situationsanalyse

Wo liegen die Risiken in Ihrem Unternehmen? Wo müssen Sie verstärkt eingreifen? Überprüfen Sie die verschiedenen Risiken innerhalb Ihres Unternehmens anhand folgender Fragestellungen:

• Überwiegt aktuell das Austrittsrisiko, d.h. der zeitnahe Verlust von Arbeitskräften? Laufen Probezeiten aus, gibt es Wackelkandidaten, zeichnet sich Wechselbereitschaft ab?
• Ergeben sich Engpässe, dadurch, dass offene Positionen nicht schnell besetzt werden können? Verlieren Sie eventuell wertvolles Know-How oder den Zugang zu einem Netzwerk (Kunden, Partner, Lieferanten), kommt es zum Auftragsverlust?
• Haben Sie ein Qualitätsrisiko? Wie hoch ist das Risiko, dass die mitgebrachten Qualifikationen der Arbeitnehmer nicht den eigentlich erwünschten entsprechen, wie wirkt sich dies aus?

Genauso spielen Soft Facts eine Rolle bei der Mitarbeiterzufriedenheit. Wie ist es um die Unternehmenskultur bestellt? Fühlen sich Ihre Mitarbeitenden wohl, werden sie gefordert, aber auch gefördert?

Diese und mehr Antworten können Sie z.B. über eine Mitarbeiterbefragung (online und/oder persönlich) erhalten. Sehen Sie sich auf jeden Fall Bewertungsportale wie kununu an.

Damit haben Sie dann den ersten Schritt nach außen getan – sehen Sie sich Ihr Unternehmen in der Kontextanalyse an. Wie wird Ihr Unternehmen von außen wahrgenommen? Nutzen Sie Umfragen, sprechen Sie intern mit HR in Bezug auf die Bewerberzahlen und -qualität, analysieren Sie die Sichtbarkeit bei potentiellen Kandidaten.

Tragen Sie Fakten, Meinungen, Erfahrung zusammen, damit sich im Laufe der Zeit ein Gesamtbild ergibt. Führen Sie regelmäßig Mitarbeiter-befragungen durch, damit Sie rechtzeitig erkennen, wenn die Bindung nachlässt.

Phase 2: Ziele

Im nächsten Schritt definieren Sie auf Basis der Analyseergebnisse messbare Ziele. Dabei ist die Verwendung z.B. der SMART-Formel nüztlich, da mit den fünf Kriterien (S-M-A-R-T) ein validierbares Ziel definiert wird.

Beispiele für Ziele

• Die Fluktuationsquote soll innerhalb von 6 Monaten bei den Fachkräften um 10 % sinken.
• Die Bewertungen auf unserem Profil beim Arbeitgeberportal Kununu soll sich bis zum 1.7.2023 um 0,5 Sterne auf 4,0 Sterne verbessern.
• Die Mitarbeiterzufriedenheit im Bereich Betriebsklima und Arbeitsbelastung in der Mitarbeiterbefragung soll um 2% steigen.

Phase 3: Maßnahmen

Eine Retention Strategie umfasst im Idealfall aufeinander aufbauenden Maßnahmen, um eine langfristige Mitarbeiterbindung zu erzielen. Aber, und das möchten wir Ihnen besonders ans Herz legen, eine Retention Strategie kann nur dann funktionieren, wenn sie im ganzen Unternehmen Akzeptanz findet (also gewollt und gefördert wird).

Um dies zu gewährleisten, müssen organisatorische Maßnahmen erfolgen, die u.a. Führungskräfte möglichst frühzeitig mit einbezieht. Retention Management ist Teil der Unternehmensstrategie, sie ist fest verankert und gleichwertig zu klassischen Unternehmenszielen. Aufgaben und Verantwortlichkeiten müssen verteilt werden, Ziele von allen übernommen und Maßnahmen gemeinsam entwickelt werden. Nur dann können die positiven Effekte das Unternehmen in seiner Wettbewerbsfähigkeit stärken.

Mitarbeiter-Retentionprogramme

Es gibt eine Reihe von Programmen, je nach Größe, Branche und strategischem Ziel eines Unternehmens. Wichtig ist eine Vielfalt zu implementieren, d.h. neben finanziellen Anreizen (wie Gehalt, Bonus, Firmenwagen) gleichwertig auch nicht-monetäre Maßnahmen anzubieten.

Praxis-Beispiele

Als gute Beispiele zur Mitarbeiterbindung dienen unter anderem auch:

• Flexible Arbeitszeiten
• Mentorenprogramme für junge Führungskräfte
• Betriebskindergarten oder Kinderbetreuung
• Zukunftssichere Perspektiven und Übernahmemöglichkeiten
• Unternehmensinternes Karrieremanagement
• Sabbaticals für gewünschte Auszeit vom Job
• Flexibles Arbeiten (hybrid, homeoffice)
• Freistellung für soziale Projekte

Phase 4: Umsetzung

Für die Umsetzung ist es sinnvoll, eine Person in leitender Funktion mit entsprechenden Ressourcen (Kompetenzen, Zeit und Budget) zu ernennen. Sie stellt sicher, dass alle in einer Retention Strategie festgelegten Maßnahmen planmäßig umgesetzt werden. Inwieweit sie von einem festen Team unterstützt wird, wie und wann Absprachen durchgeführt werden und wie die fünfte Phase, die Auswertung, erfolgt, sind zu klären und in jedem Unternehmen unterschiedlich.

Phase 5: Auswertung

Aufgrund der Ziele, können Sie Veränderungen sehr gut validieren. Haben Ihre Maßnahmen den gewünschten Erfolg, dann bleiben Sie dran, optimieren eventuell und feiern Sie Erfolge, d.h. veröffentlichen Sie sie firmenintern oder auch als Marketingmaßnahme.

Fehlen noch sichtbare Veränderungen, steuern Sie nach. Nicht immer gelingt ein Erfolg auf Anhieb, nicht jede gut geplante Maßnahmen zeigt Wirkung. Manches dauert länger, anderes ging von falschen Annahmen aus. Zudem ändern sich interne Bedingungen, die Lage am Arbeitsmarkt oder andere Faktoren. Und auch die Bedürfnisse der Mitarbeitenden verändern sich und erfordern zielgerichtete Anpassungsmaßnahmen.

Aber mit einer regelmäßig stattfindenden Auswertung Ihrer Retention Strategie können Sie auf Veränderungen und Herausforderungen schnell reagieren.

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