Der Arbeitsmarkt der Zukunft

Erfolgreiches Onboarding trotz der Situation durch Corona

Aktuelle Situation

Ein erfolgreiches Onboarding beginnt an und für sich bereits vor dem ersten Arbeitstag und findet in der Regel den Abschluss mit dem Ende der Probezeit. Bei sehr komplexen internationalen Konzernstrukturen kann es ggf. sogar noch darüber hinaus gehen.

Der Beginn ist die Erstellung und Abstimmung eines Einarbeitungsplanes, der seinen Namen auch wirklich verdient. Dies sollte vor dem ersten Arbeitstag geschehen. Mit dem ersten Arbeitstag hinterlässt der Arbeitgeber den wichtigen ersten Eindruck bei den neuen Mitarbeitenden. Je besser durchdacht und umgesetzt der Einarbeitungsprozess ist, umso schneller können die neuen Mitarbeitenden produktiv werden und die Mitarbeiterbindung wird über die Arbeitgeberattraktivität im Rekrutierungsprozess hinaus von Anfang an gestärkt. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels sind Nachbesetzungen immer mit hohem Aufwand und Kosten verbunden uns sollten nicht aus Unachtsamkeit heraus befördert werden.

Dabei kann es sinnvoll sein, schon vor dem eigentlichen Onboarding mit einem PRE-Onboarding zu starten, denn zwischen Vertragsunterzeichnung und dem eigentlichen Arbeitsbeginn vergehen oft mehrere Wochen bis Monate.

Eine durchdachte und abgestimmte Einarbeitung zeigt den neuen Mitarbeitenden wirkliche Wertschätzung durch das gesamte Team. Eine Währung, die nicht erst heutzutage mindestens so wichtig ist wie das Entgelt – nicht objektiv wie ein ROI messbar, doch unbezahlbar. Sie vermittelt nicht nur die fachspezifischen Inhalte, sondern auch die Kultur und Werte des Unternehmens.

Situation

  • Direkte soziale Kontakte in den Unternehmen sind – besonders in den Zeiten von Corona – eher reduziert, der Aufbau persönlicher Kontakte ist dadurch erschwert.
  • Die Vermittlung der fachlichen Aspekte gestaltet sich einfacher als die der Kultur und Werte.
  • Jede Einarbeitung muss der individuellen Situation angepasst werden.

Ursache

  • Kontaktbeschränkungen in der Corona-Pandemie.
  • Der Einstellungsprozess wurde größtenteils virtuell durchgeführt.
  • Mobiles Arbeiten und HomeOffice-Modelle nehmen generell zu.

Ressourcen

Fachliches

  • Einarbeitungsplan: Der Klassiker. Wer ist im Unternehmen dafür zuständig? Wie soll der zeitliche Ablauf gestaltet werden? Wer muss alles eingebunden werden? Wichtig ist, dass ein Ansprechpartner definiert ist, der die Prozesse im Blick hat.
  • Welche Arbeitsmaterialien werden benötigt? Wer beschafft sie und wie kommen sie zu den neuen Mitarbeitenden? Welche digitalen Medien kommen zum Einsatz und sind die Zugänge freigeschaltet?
  • Wer sind die Ansprechpartner für welche Themen? Sind diese Ansprechpartner intern über die neuen Mitarbeitenden informiert und kennen sie ihre Rolle im Onboarding? Existiert eine Übersicht mit den Kontaktdaten, Rollen und Verantwortlichkeiten/Zuständigkeiten?
  • Welche Meetings sind geplant, an denen der neue Mitarbeiter schon teilnehmen kann? Wer stellt seine Einladung zu den Meetings sicher? Mit welchem Medium soll es erfolgen?

Kultur/Werte

  • Welche Rolle übernehmen die direkten Führungskräfte beim Pre-Onboarding: Kontakt halten durch Telefonate, persönlich gestaltete Mails und ggf. ein Willkommenspaket?
  • Wie sind die Erwartungshaltungen der neuen Mitarbeitenden und ihrer Führungskräfte? Eine Klärung der gegenseitigen Erwartungshaltungen könnte in einem (virtuellen) Meeting von Mitarbeitenden und Führungskräften (ggf. auch bereits vorab) erfolgen.
  • Wer könnte Mentor sein? Wer aus dem Team ist hierfür geeignet und hat Spaß daran?
  • Welche Möglichkeiten für informelle, virtuelle Treffen gibt es, wie z.B. gemeinsame Mittagspausen in einem virtuellen Meeting.
  • Welche Feedbackschleifen sind sinnvoll und wie kann das Feedback gestaltet werden?
  • Wenn bei der Auswahl der Kandidaten ein Berater involviert war, kann es auch sinnvoll sein, diese Ressource zu nutzen: Personalberater haben über den Bewerbungsprozess oftmals einen „kurzen Draht“ zu den Kandidaten aufgebaut und sind dadurch in der Lage, Stimmungen auf beiden Seiten zu erfassen und in geeigneter Form Hinweise zu geben.

Ergebnis

Das Ziel der Einarbeitung ist es, die neuen Mitarbeitenden gut an das Unternehmen zu binden und schnell produktiv werden zu lassen. Es geht nicht darum, dass das Onboarding „perfekt“ und bis ins kleinste Detail organisiert sein muss. Eine Struktur sollte jedoch in jedem Fall erkennbar und Ansprechpartner definiert sein sowie die notwendigen Arbeitsmittel termingerecht zur Verfügung stehen.

Es ist davon auszugehen, dass neue Mitarbeitende ihr Können schnellstmöglich unter Beweis stellen und gleichfalls mit ihrer Leistung zur Produktivität beitragen wollen.

Eine strukturierte und wertschätzende Einarbeitung, die auch mit allen intern Beteiligten gut abgestimmt ist, schafft die Voraussetzung dafür, dass sich die „Neuen“ gleich von Anfang an gut angenommen fühlen und ist somit zum Nutzen beider Seiten.

Gerne unterstützen wir unsere Kunden auch bei diesem Teil der Gewinnung und Bindung von neuen Leistungsträgern.
Nehmen Sie Kontakt zu uns auf, wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

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