Background-Checks im Rekrutierungsprozess – aber richtig!

Was darf man und was nicht?

Um die richtige Personalauswahl zu treffen, sind die Bewerbungsunterlagen, insbesondere die Zeugnisse, weiterhin die Informationsquelle Nr. 1. Sind sie nicht aussagekräftig, prüfen einige Personaler die Bewerber vorab per Onlinerecherche – oft unbewusst über eine schnelle Googlesuche oder den Check des XING und LinkedIn Profils. Denn die Personalauswahl ist von entscheidender Bedeutung für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Stellt sich heraus, die falsche Wahl getroffen zu haben, kostet dies meist viel Zeit und Geld.

Aber welche Informationen dürfen Personalverantwortliche einholen? Wo liegen die rechtlichen Grenzen bzw. wo die ethischen? Erfahren Sie mehr über die Bedeutung und bewährte Praktiken, um sicherzustellen, dass Ihre Rekrutierungsstrategie mit Background- Check auf soliden Grundlagen aufbaut.

Definition Background-Check

Background-Checks werden auch Pre-Employment Screening genannt. Sie sind Teil einer sicherheitsorientierten Personalauswahl. Auf Grundlage der erhaltenen Bewerbungsunterlagen und unter Hinzuziehen öffentlich zugänglicher Quellen wird die Qualifikation und Eignung des Bewerbers objektiv überprüft. Immer zu berücksichtigen ist, dass ein Pre-Employment Screening (wie der gesamte Bewerbungsprozess) eine Verarbeitung personenbezogener Daten darstellt.

Gute Gründe für ein Pre-Employment-Screening

Einstellungsqualität
Mit ergänzenden Informationen ist die Identifizierung qualifizierter Bewerber leichter und damit das Erhöhen der Einstellungsqualität.

Fluktuation
Mit der „richtigen“ Wahl verringert sich das Risiko kurzfristiger Personalabgänge und wird die Fluktuationsrate gesenkt. Insbesondere die fachliche Eignung kann durch Prüfung von Referenzen, Erfahrungen und anderen angegebenen Qualifikationen besser beurteilt werden.

Teambuilding
Ein Teammitglied, das nicht zum Team passt oder nicht über die erforderlichen Fähigkeiten verfügt, kann die Zusammenarbeit innerhalb des Teams stören und die Erreichung gemeinsamer Ziele erschweren.

Produktivität
Ein ungeeigneter Mitarbeiter kann die Produktivität des Teams beeinträchtigen, indem er Fehler verursacht, den Workflow behindert oder zusätzliche Aufgaben für andere Teammitglieder generiert.

Reputation
Die o.g. Effekte dienen dem Aufrechterhalten des Unternehmensimages durch passende Mitarbeitende. Unternehmen können ihre Glaubwürdigkeit wahren und negative Schlagzeilen vermeiden/verringern.

Was dürfen Personalverantwortliche?

In Deutschland werden Background-Checks durch die DSGVO, das BDSG und das allgemeine Persönlichkeitsrecht geregelt. Im Bewerbungsverfahren sind personenbezogene Daten die Basis für eine Entscheidungsfindung, die Rechtsgrundlage bildet das BDSG (Bundesdatenschutzgesetz), welche die Verarbeitung personenbezogener Daten erlaubt, soweit sie für die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisse erforderlich sind. Bei der Erforderlichkeit muss abgewägt werden zwischen dem Interesse des Kandidaten und dem Interesse des Unternehmens. Dies gilt sowohl bei der on- als auch offline Recherche.

Eine ausführliche rechtliche Erläuterung finden Sie hier.

Personalverantwortliche müssen auch die Vorschriften des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) beachten. Die gewonnenen Erkenntnissen dürfen nicht zu einer Benachteiligung oder Ablehnung wegen des Geschlechts, des Alters, der ethnischen Herkunft, der sexuellen Identität, einer Behinderung, der Religion oder Weltanschauung führen.

Erlaubte Informationsquellen

Welche Quellen dürfen Personalverantwortliche nutzen, um Informationen über Bewerber zu sammeln?

SUCHMASCHINEN

Die naheliegendste Quelle führt über eine Suchmaschine wie Google, die für alle Nutzer zugängliche Daten bereitstellt. Jedoch muss das Unternehmen ein berechtigtes Interesse haben und diese Daten müssen etwas über die Eignung des Bewerbers aussagen. Dies könnten z.B. die Informationen aus dem öffentlichen XING oder LinkedIn Profil sein oder online publizierte Fachartikel.

Zusätzlich können über die Bildersuche Fotos des Bewerbers auftauchen, z.B. wie der Bewerber bei einer politischen Demonstration zu sehen ist. Hat er selbst diese Information ins Netz gestellt und allgemein zugänglich gemacht (öffentlich)? Wenn dies nicht eindeutig zu erkennen ist, scheidet eine zulässige Verarbeitung dieser Information grundsätzlich aus, da keine Erforderlichkeit der Erhebung politischer Ansichten vorliegt. Es gilt gleiches wie im Bewerbungsgespräch: Politische und religiöse Ansichten sind tabu.

SOZIALE MEDIEN

Die nächste Quelle sind meist die sozialen Netzwerke, sowohl im beruflichen Kontext wie XING, LinkedIn, aber auch die mit eher privatem Hintergrund wie Facebook, Instagram, TikTok. Dürfen aber diese privaten Netzwerke überhaupt genutzt werden, denn teilweise wird argumentiert, dass die Zulässigkeit von Recherchen bei „privaten“ Netzwerken zweifelhaft ist. Diese allgemeine Unterscheidung reicht nämlich nicht aus, um eine Rechtfertigung zu bieten bzw. zu verbieten. Vielmehr ist entscheidend, ob die Inhalte des sozialen Netzwerks für alle oder nur für bestimmte Nutzer zugänglich sind und ob die gewonnenen Informationen einen direkten Bezug zur beruflichen Tätigkeit der Bewerber haben. Dies trifft sicherlich auf Informationen zu, wie sie häufig im Facebook Profil angegeben wird, wie berufliche Stationen, besuchte Hochschulen, erworbene Qualifikationen, Auszeichnungen oder Zertifikate. Insgesamt ist aber immer der Einzelfall zu entscheiden, ein sensibler Umgang mit diesen Informationen können wir nur empfehlen.

NUTZUNG VON KI/SCRAPING

In den Anfängen steht noch die Unterstützung durch KI-Systeme mit Hilfe von Scraping relevante Informationen über Bewerber aus öffentlich zugänglichen Quellen zu sammeln. Dies kann beispielsweise das Durchsuchen von Social-Media-Profilen, öffentlichen Foren, Karriereportalen, Nachrichtenartikeln oder anderen Online-Plattformen umfassen.

Aus unserer Sicht gibt es hier noch großen Nachholbedarf bei der Schaffung rechtlicher Grundlage von KI. Daher ist es uns wichtig zu betonen, dass beim Scraping von Informationen für Background-Checks rechtliche und ethische Überlegungen berücksichtigt werden müssen. Zum einen müssen die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden, insbesondere wenn persönliche Daten gesammelt werden. Zum anderen müssen die Nutzungsbedingungen der betreffenden Websites bzw. Plattformen respektiert werden, da diese evtl. das Scrapen ihrer Daten durch Dritte nicht erlauben.

INTERVIEWS MIT FRÜHEREN ARBEITGEBERN

Die Frage, ob es erlaubt ist, beim früheren Arbeitgeber Nachfragen zu stellen, lässt sich nicht eindeutig beantworten. Es existiert keine explizite gesetzliche Regelung für diesen Sachverhalt. Die Zulässigkeit dieser Vorgehensweise ist umstritten. Allerdings muss man hier unterscheiden, ob sich der Bewerber in einem noch bestehenden Arbeitsverhältnis befindet oder ob dieses bereits beendet ist.

Arbeitsverhältnis besteht noch
Das Arbeitsverhältnis ist nicht gekündigt, dann darf der potenzielle neue Arbeitgeber nicht beim aktuellen Vorgesetzten anrufen und sich über den Bewerber erkundigen. Aufgrund des allgemeinen Persönlichkeitsrechts und der Fürsorgepflicht, zu der auch zukünftige Arbeitgeber verpflichtet sind, dürfen keine Auskünfte eingeholt werden – es sei denn, der Bewerber ist damit ausdrücklich einverstanden.

Arbeitsverhältnis ist beendet
Die Anfrage beim alten Arbeitgeber gilt als zulässig und wird vom Bundesarbeitsgericht gebilligt. Zulässig sind aber nur solche Fragen, die ohnehin vom Fragerecht des neuen Arbeitgebers im Bewerbungsverfahren erfasst sind, wie Fragen zur Leistung und zum Verhalten während des Arbeitsverhältnisses. Wichtig: Der Bewerber kann verlangen, Auskunft über den Inhalt der Fragen zu erhalten.

Unsere Tipps für einen transparenten Background Check

Für Unternehmen ist entscheidend, Bewerber auf transparente und rechtlich einwandfreie Weise zu prüfen. Dabei sind klare Unternehmensleitlinien und strukturierte Vorgehensweisen notwendig, um einen effektiven und fair gestalteten Background-Check durchzuführen.

Im Folgenden finden Sie vier pragmatisch Tipps, die Ihnen dabei helfen und für das Thema sensibilisieren:

Tipp 1: Excellente Vorarbeit

Mit einem ausführlichen Anforderungsprofil werden die Eigenschaften, Kenntnisse und Fähigkeiten eine Person beschrieben, um den Anforderungen an eine Position gerecht zu werden. Am besten erstellen Sie es mit den jeweiligen Kollegen, die am besten wiessen, wie das Arbeitsumfeld aussieht und welche konkreten Aufgaben auf das zukünftige Teammitglied zukommen. Dieses Profil ist die optimale Basis für die Stellenanzeige und die anschließende Analyse der Bewerbungen.

Tipp 2: Daten definieren

So wissen Sie auch, welche Daten fehlen und evtl. beim Background-Check recherchiert werden sollten. Nutzen Sie Ihre Erfahrung aus Bewerbungsgesprächen und achten Sie auf die Grenzen des Fragerechts gemäß dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz. Fragen, die im Bewerbungsgespräch nicht gestellt werden dürfen, sollten nicht durch Eigenrecherche beantwortet werden.

Tipp 3: Transparente Prozesse

Integrieren Sie das Bewerber-Screening als festen Bestandteil in Ihr Auswahlverfahren und überprüfen Sie Ihre Prozesse hinsichtlich der DSGVO. Stellen Sie sicher, dass Informationspflichten klar kommuniziert werden, ähnlich wie bei anderen Unternehmensprozessen. Als erfahrene Personalberater unterstützen wir Sie dabei.

Tipp 4: Aktive Nachfrage

Fragen Sie gezielt und aktiv nach zusätzlichen Nachweisen, wenn die eingereichten Unterlagen kein vollständiges Bild bieten oder Fragen aufwerfen. Dies trägt dazu bei, eine vertrauensvolle Beziehung aufzubauen. Bewerbungsgespräche, Assessment-Center oder auch Probearbeiten dienen dazu, ein umfassendes Bild des Bewerbers zu erhalten. Überlegen Sie, wie Sie diese Instrumente noch effektiver einsetzen können, um die Notwendigkeit eines umfangreichen Backgroundchecks zu minimieren.

Als Personalberater prüfen wir in den Kandidatengesprächen die Zeugnisse sehr genau. Im Zweifel oder bei fehlenden Informationen fragen wir den Kandidaten selbst nach Referenzen. Dabei legen wir großen Wert auf Transparenz und Wertschätzung.

Fazit

Bei der Durchführung von Background-Checks müssen klare Regeln beachtet werden. Transparent und fair ist ein Bewerber-Screening dann, wenn mit den Bewerbern wichtige und entscheidungsrelevante Informationen offen erörtert werden. Der Kandidat sollte die Gelegenheit haben bei kritischen Punkten Stellung zu nehmen.

Internetrecherchen sollten sich auf öffentlich zugängliche Daten beschränken. Nutzen Sie nur Informationen, die einen direkten Bezug zur zu besetzenden Position haben. Verstöße gegen Datenschutzbestimmungen können mit Bußgeldern geahndet werden. Unternehmen können auch gegenüber Bewerbern haftbar gemacht werden. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Personalverantwortliche bei der Informationsbeschaffung ethisch handeln und die gesetzlichen Vorschriften respektieren, um einen fairen und rechtskonformen Rekrutierungsprozess zu gewährleisten.

In der Zusammenarbeit mit Personalverantwortlichen in Unternehmen haben wir übrigens auch schon genau das Gegenteil erfahren. Es wird explizit kein Background-Check vorgenommen. Es wird vermieden z.B. das LinkedIn Profil zu prüfen, um unvoreingenommen ins Gespräch zu starten. Die gezielte Nachfrage und der Abgleich mit dem Anforderungsprofil zeigen dann sehr schnell, ob der Kandidat geeignet ist. Denn nicht alles, was (online) möglich ist, sollte man auch machen.