Absagekultur oder HR-Ghosting – wie gehen Sie mit Bewerbenden um?
Wertschätzendes Absagen ist immer noch zu selten
Ich frage mal direkt: Gibt es in Ihrem Unternehmen eine Absagekultur? Oder wird eher (zu lange) geschwiegen – und die Bewerbenden warten vergeblich auf eine Rückmeldung?
In meiner täglichen Arbeit als Personalberaterin im Bereich Life Sciences beobachte ich im Moment, dass die Zahl der Bewerbungen steigt, vor allem auf gefragte Positionen. Doch Quantität bedeutet nicht Qualität. Beim genaueren Hinsehen passen viele Profile nicht zur ausgeschriebenen Stelle. Verständlich, dass dann Absagen folgen müssen. Aber genau an dieser Stelle wird es oft heikel. Denn wie geht man mit den vielen Bewerbenden um, die nicht weiterkommen? Einfach ignorieren? Eine Standardabsage rausschicken? Oder doch lieber ein paar persönliche Worte finden? Die Antwort ist eigentlich eindeutig, allein es fehlt eine effiziente und gleichzeitig wertschätzende Umsetzung. Auch wir bei CONSIGEN haben uns dazu Gedanken gemacht, wenn wir für unsere Kunden die eingangenen Bewerbungen vorab prüfen. Genau darüber schreibe ich heute diesen Blogbeitrag.
Absagen sind oft unpersönlich
Wenn das Profil des Bewerbenden nicht zum gesuchten Profil passt, ist eine Absage unausweichlich – nichts ungewöhnliches, eben Recruitingalltag. Bewerbende kennen das und sind dankbar, wenn eine Absage zeitnah erfolgt und evtl. noch nachvollziehbare Gründe aufführt.
Was ich jedoch häufig sehe (und höre): keine Reaktion, auch HR-Ghosting genannt. Oder – aber auch nur marginal besser – gibt es als Alternative Absagen mit austauschbaren Standardfloskeln. Beides lässt niemanden mit einem guten Gefühl zurück. Dabei verdient jeder, der Zeit und Energie in eine Bewerbung steckt, eine respektvolle Rückmeldung.
Denn für die Bewerbenden ist die Bewerbung mehr als das Versenden eines Lebenslaufs. Es ist der erste Schritt (aktive) auf ein Unternehmen zu. Es spielen unterschiedliche Gefühle eine Rolle, Hoffnung, Zuversicht, Unsicherheit oder alles zusammen. Selbst wenn dieser erste Kontakt auch der letzte ist, weil das Profil nicht passt, sollte dieser wertschätzend und auf Augenhöhe beantwortet werden. Da hilft oft schon, eine kurze Eingangsbestätigung als Zwischenschritt, wenn z.B. sehr viele Bewerbungen eingehen. So handhaben wir das bei CONSIGEN. Aber dazu später mehr.
Warum Feedback für Bewerbende so wertvoll ist
Ich bin zudem überzeugt, dass Feedback keine lästige Pflicht sein muss. Man kann es vielmehr als echte Chance sehen. Denn mal ehrlich, man sieht sich immer zweimal im Leben. Ich habe schon öfters von Kandidaten gehört, dass eine schnelle und persönliche Absage auffällt und trotzdem ein positiver Eindruck bleibt. So manchen Beitrag auf LinkedIn lese ich, der von den Erfahrungen berichtet, die Bewerber mit dem potenziellen Arbeitgeber machen.
Feedback bietet Orientierung, schafft Vertrauen. Es ist wichtig, für:
Weiterentwicklung
Konstruktives Feedback hilft Bewerbenden, sich gezielt zu verbessern. Wer weiß, woran es gelegen hat, kann es beim nächsten Mal besser machen.
Vertrauen
Transparenz schafft Vertrauen. Wer nachvollziehen kann, warum es nicht geklappt hat, nimmt das Unternehmen trotzdem positiv wahr.
Wertschätzung
Ein respektvoller Ton sorgt dafür, dass niemand mit einem schlechten Gefühl aus dem Prozess geht.
Pluspunkt für den Arbeitgeber
Eine positive Candidate Experience stärkt das Arbeitgeberimage. Das spricht sich rum – in die eine oder andere Richtung.
Schutz der Reputation
Keine Rückmeldung? Das landet schnell mal als Negativbewertung im Netz. Und dort bleibt es – leider.
Gründe, warum Unternehmen keine Rückmeldung geben
Es gibt natürlich Gründe, warum kein (zeitnahes, wertschätzendes) Feedback erfolgt. Oft höre ich Argumente wie diese:
- „Wir haben keine Zeit für individuelle Absagen, es sind viel zu viele Bewerbungen.“
- „Was, wenn wir versehentlich gegen das AGG verstoßen?“
- „Wie sagt man’s, ohne jemanden zu verletzen?“
- „Uns fehlt ein klarer Prozess dafür.“
Das sind häufige Gründe und vielleicht ist der Grund für Ihr Unternehmen nicht dabei, aber genauso gewichtig. Und ja, das ist alles verständlich, aber nichts davon ist ein echtes Hindernis. Mit etwas Struktur, dazu Fingerspitzengefühl und dem richtigen Mindset lässt sich das alles lösen – ohne riesigen Aufwand.
Was ist beim Feedback zu beachten?
Damit Feedback im Recruitingprozess wirklich hilfreich und wertschätzend ist, beachte ich einige grundlegende Aspekte. Mir geht es nicht nur darum, Rückmeldungen zu geben, sondern diese auch professionell, transparent und rechtssicher zu formulieren. Auf folgende Punkte möchte ich gern hinweisen:
AGG-Konformität: Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) schützt vor Diskriminierung aufgrund von Geschlecht, Alter, ethnischer Herkunft, Behinderung, Religion/Weltanschauung sowie sexueller Identität. Diese Merkmale dürfen in Absageschreiben nicht erwähnt werden.
Objektivität: Beziehen Sie sich ausschließlich auf fachliche Qualifikationen und Gesprächsinhalte.
Klarheit und Wertschätzung: Formulieren Sie Rückmeldungen konstruktiv und respektvoll.
Prozesse etablieren: Einheitliche Standards und Vorlagen helfen, Feedback effizient und konsistent zu gestalten.
So machen wir es bei CONSIGEN
Wir haben für unseren Bewerbungsprozess ein dreistufiges Feedbackmodell entwickelt. Da wir sowohl Bewerbungen vorqualifizieren, hat sich dies bei uns bewährt.
Phase 1: Absage direkt nach der Erstsichtung
Wenn es gar nicht passt, schicken wir eine Absage. Aber: Immer mit persönlicher Anrede, konkretem Bezug und einem höflichen Ton. Wir respektieren den Aufwand und die Hoffnung, die in der Regel mit einer Bewerbung verbunden sind.
Phase 2: Absage nach einem Gespräch mit uns
Hier wird’s individueller. Die Rückmeldung kommt per E-Mail, mit dem Angebot zum persönlichen Austausch. Wir erklären unsere Entscheidung und geben ehrliches, konstruktives Feedback.
Phase 3: Absage nach Gespräch beim Auftraggeber
In diesem Fall sprechen wir persönlich mit dem Bewerbenden. Unser qualifiziertes Feedback ist transparent, wertschätzend und auf Augenhöhe.
Mit diesem Ansatz schaffen wir eine wertschätzende Candidate Experience und stärken langfristig unser Image und das des Unternehmens.
Appel und Ermutigung
Viele Unternehmen haben beim Thema Absagekultur schon Fortschritte gemacht – und das ist ein gutes Zeichen. Aber da geht noch mehr.
Ein freundliches Wort, eine ehrliche Rückmeldung, eine persönliche Ansprache – all das bleibt beim Empfänger hängen. Auch bei einer Absage. Und genau das kann den Unterschied machen. Wer mit Respekt kommuniziert, bleibt positiv im Gedächtnis – selbst, wenn es diesmal nicht passt.
Lassen Sie uns gemeinsam daran arbeiten
Recruiting darf effizient sein. Bewerbende sind keine Nummern. Sie verdienen Klarheit, Feedback und ein bisschen mehr Wertschätzung.
Wenn Sie Unterstützung brauchen – wir von CONSIGEN stehen Ihnen gern zur Seite. Sprechen Sie mich einfach an. Gemeinsam optimieren wir nicht nur Ihre Recruitingprozesse, sondern auch Ihr Arbeitgeberimage.
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